LIVE Text & Foto: Conferinta Smart Financial Tools: Cresterea profitabilitatii afacerii cu ajutorul centrelor de profit si a articolelor de buget, Bucuresti

9:03 Buna dimineata.

Ne pregatim pentru inceputul conferintei Smart Financial Tools: Cresterea profitabilitatii afacerii cu ajutorul centrelor de profit si a articolelor de buget. Conferinta este dedicata directorilor generali, directorilor financiari si economici si managerilor de departamente. Speakeri vor fi Marius Pascu - Sales Manager, Ramona Bobocea - ERP Division Manager. Evenimentul se desfasoara la Hotel Ramada Parc din Bucuresti, Sala Terra si va incepe in cateva minute. Conferinta se bucura de participarea speciala a doamnei Liliana Druga, Director Economic Sartorom – client Pluriva ERP si a doamnei Mirela Serban, Managing Partner al companiei de servicii contabile R&M Audit.
Iata subiectele principale ce vor fi discutate: Perspective de urmarire a profitabilitatii afacerii: grup de firme, firme, centre de venituri si costuri, articole de buget; Construirea bugetului firmei folosind un sistem ERP; Cash flow: organizarea afacerii astfel incat sa nu existe surprize neplacute in efectuarea platilor; Bugetat vs. Realizat: cum analizam depasirile si nerealizarile din buget; Repartizarea cheltuielilor indirecte productive in raportul Profit&Loss.

09:08

Conferinta a inceput. Sunt peste 130 de participanti in sala de conferinte de la Hotel Ramada.

Marius Pascu: Bugetul este de sute de ani utilizat pentru a controla indeplinirea obiectivelor. La inceput se foloseau hartia, pana si cerneala. Acum, Pluriva ERP este un instrument pentru construirea mai rapida a bugetului si pentru a urmari in timp real indeplinirea lui. De la pix si hartie, acum multi manageri au evoluat la Excel. Noi avem un instrument de automatizare a construirii lui. Pluriva ERP este un sistem integrat de gestiune a afacerii utilizat de peste 1.000 de companii din Romania. Este format din peste 50 de module, este complex. Unul din module este cel de Bugete, ce face parte din categoria de Module Contabilitate si Financiar.
Pluriva este o companie de produse si servicii IT, pe piata de software din anul 1998. Principalele produse si servicii sunt: ERP, dezvoltare software, servicii IT, magazine online. Suntem 60 de angajati. Prin initiativele academice Pluriva, sustinem cursul de sisteme ERP in urmatoarele universitati: ASE, Universitatea Titu Maiorescu, Universitatea Valahia din Targoviște

9:27

Marius Pascu: Vom avea sase documente de buget – cheltuieli: Salarizare, Parc Auto, Telefoane, Marketing & HR, Mijloace fixe, Chirii si utilitati. In parcursul demonstratiei vom arata cum, pe baza cheltuielilor propuse automat de sistemul ERP, operam modificari ale bugetului. Aceste modificari sunt facute fie de directorul financiar, fie de managerii de departamente ca sa isi construiasca bugetul. Veti vedea pana la un nivel foarte detaliat: cum bugetam, spre exemplu, un team-building.

Marius Pascu: Vom costrui bugetul de salarii. Veti vedea exact cum un manager de resurse umane isi construieste bugetul de salarii direct din interfata programului. Observati ca interfata din sistemul Pluriva ERP este similara cu programul Excel, pentru o operare rapida. In primul rand ne uitam la salariile din ultima luna, pe care le vom transpune pe tot anul. Tot in aceasta interfata vom modifica salariile pentru anul ce vine. Ne bugetam o crestere a salariului pentru doua persoane, pe care le operam foarte simplu tot in interfata. Ati vazut cum un manager de resurse umane isi lucreaza foarte simplu bugetul direct in program.

DSC08314

Cand este gata bugetul de salarii, veti vedea cum acesta se importa automat in bugetul consolidat al firmei.

10:00

Marius Pascu: Trecem la urmatorul element de buget: este vorba de bugetul parcului auto. La parcul auto am deschis elementul de buget - numit parcul auto. Responsabilul de flota are disponibil in Modulul Parc Auto al sistemului Pluriva ERP. Pentru a usura viata sefului de flota, ii propunem, pe baza valorilor din anul precedent, o propunere de buget pe care el o vede in aplicatie. Luam bugetul de anul trecut, putem sa ii adaugam ajustari si apoi avem elementul pe baza caruia sa imi construiesc bugetul de parc auto. Am in ecran informatii foarte detaliate despre cheluielile cu parcul auto, pe centre de cost, articole de buget si lunar. Ajustarile se pot face individual pe masina sau grupat.
La categoria „Chirii si utilitatii”, constructia bugetului incepe prin importul valorilor din contractele cu furnizorii. Evident ca aceste contracte sunt si ele inregistrate in sistemul ERP – departamentul Achizitii, modulul Cumparari din Pluriva ERP. Modificam si ajustam aceste valori, trecem in revista si cheltuielile lunare pe centre de cost si articole de buget.

10:20

Marius Pascu: Ati vazut cum se construieste bugetul de cheltuieli. Vom discuta despre bugetarea veniturilor – venituri din produse si din servicii. Avem trei categorii de produse, grupate pe agenti de vanzari. Dupa ce lucram bugetul de vanzari, la nivelul de detaliu dorit, il importam – pe fiecare luna, pe fiecare buget, in bugetul consolidat din Modulul Bugete.

Pe langa vanzarea de marfa, avem vanzarea de servicii. Ne uitam la contractele de prestari servicii in vigoare. In modulul de Contracte – avem acces la toate contractele de servicii introduse de catre departamentul comercial. Iata un exemplu: servicii SEO, am un contract de 550 de euro pe luna – pe care il voi aduce in buget. In bugetul consolidat vom aduce toate contractele de prestari servicii. Dimensiunea Centre de cost imi arata acum oamenii care se ocupa de aceste contracte. Se poate vizualiza, in bugetul consolidat, pe fiecare centru de cost, sumele cu veniturile.

Pauza! Participantii sunt invitati in pauza de cafea la discutii libere.

10:40 Pauza s-a incheiat, reluam conferinta.

Ramona Bobocea: Vom discuta despre urmarirea bugetului, despre cum facem sa vedem daca ceea ce am bugetat se si intampla in firma – ca realizat. In primul rand ne uitam cum se lucreaza in program, ce trebuie sa faca utilizatorii aplicatiei ERP, pentru a urmari in timp real bugetul. Incepem cu cheltuielile cu personalul – la nivel de angajat, pe fiecare angajat se configureaza centrul de cost. Ce se intampla daca un angajat lucreaza in mai multe departamente? Pot asocia unui angajat mai multe centre de cost. Pe baza acestor setari si configurari, nota contabila generata – cum ar fi nota contabila cu costurile de salariile, se duce pe centrele de cost si articolele de buget aferente. Nu este obligatoriu sa urmaresc chiar pe angajat, daca vreau, pot sa analizez la nivel de departament.

Referitor la cheltuielile de parc auto, din Achizitii, vom vedea cum preluam automat o factura de combustibil. Introducem factura, cu serviciile aferente, si iata cum alocam automat centrele de cost si articolele de buget. Adaugam cheltuielile pe masina prin importul documentelor de la furnizori.

10:50

Ramona Bobocea: Vom importa cheltuielile de telefonie. Aducem o factura de la un furnizor de servicii de telefonie. O importam in program. Prin selectarea centrelor de cost si a articolelor de buget, costurile vor fi repartizate automat pe angajati. Este o activitate ce poate dura foarte mult in lipsa unui sistem ERP – sa repartizezi cheltuielile de telefonie. Prin importul lor in sistem si prin repartizarea automata, activitatea dureaza mult mai putin.

La bugetul de marketing, vom adauga o factura de cheltuieli in sistem. Operatorul alege din lista centrul de cost si articolul de buget. Aceasta cheltuiala imi impacteaza bugetul de cheltuieli de marketing.

11:00

Ramona BoboceaCum urmarim realizarea bugetului – pentru cheltuielile de chirii? Vom adauga o factura de la un furnizor pe baza unui contract existent. Centrul de cost si articolul de buget se stabilesc la nivel de contact. Factura adaugata conform contractului va prelua automat centrul de cost si articolul de buget ale contractului meu cu furnizorii. Utilizatorul care introduce factura nu trebuie sa stie centrul de cost si articolul de buget, ele vin presetate din contract. Validam documentul si vom vizualiza nota contabila.

Venitul unei facturi poate fi alocat pe mai multi agenti – intru pe factura si realizez alocarea procentuala a cheltuielilor si a veniturilor.

11:10

Marius Pascu: Revenim la etapele bugetarii. Am planificat bugetul, am aratat monitorizarea si controlul, acum sa discutam ce se intampla daca vreau sa rectific bugetul. Firma noastra va deschide un birou la Iasi, iar in acest sens organizam un eveniment acolo.

11:20

Liliana Druga, Director Economic Sartorom: Compania noastra are implementat sistemul Pluriva ERP si cu ajutorul consultantilor Pluriva ne-am construit bugetul firmei si urmarim realizarea lui. Voi prezenta cum au decurs lucrurile in compania noastra.

11:35

Mirela Serban, Managing Partner R&M Audit: Managementul bazat pe informatii in timp real inseamna sa stiu, spre exemplu, cat ma costa un salariat si ce profit imi aduce un client. Implementarea unui astfel de sistem de management bazat pe informatii in timp real pleaca de la setarea unui obiectiv. Apoi definim centrele de cost si articolele de buget – dimensiuni extra-contabile si indicatorii cheie. Construim bugetul, pe care il urmarim in timp real. Pe baza informatiilor obtinute – luam deciziile strategice. Va rog sa priviti bugetul ca pe banda sonora de pe marginea autostrazii.

11:50 

In acest moment participantii adreseaza intrebari speaker-ilor si au loc discutii libere.
- Cum repartizez cheltuielile indirecte pe centre de cost si articole de buget pentru a obtine rapoarte financiare relevante in luare deciziilor strategice.
- Ce efort depun utilizatorii sistemului ERP la inregistrarea documentelor contabile pe centrele de cost si articolele de buget corecte?
Acestea sunt doar doua dintre cele mai interesante intrebari adresate de participantii conferintei Smart Financial Tools. Fideli principiului nostru, nu se termina nicio conferinta pana nu raspundem la toate intrebarile.

12:10

Conferinta s-a incheiat, le multumim tuturor celor 150 de participanti din sala si celor care ne-au urmarit relatarea live. Vom reveni cu toate detaliile despre conferinta.