LIVE Text & Foto: Conferinta Smart CashFlow. Cum planifici fluxurile de numerar pentru dezvoltarea afacerii, Bucuresti

08:57 Buna dimineata.

Ne pregatim pentru inceputul conferintei Smart CashFlow: Cresterea profitabilitatii afacerii cu ajutorul centrelor de profit si a articolelor de buget. Conferinta este dedicata directorilor generali, directorilor financiari si economici si managerilor de departamente. Speakeri vor fi Marius Pascu - Sales Manager, Ramona Bobocea - ERP Division Manager. Evenimentul se desfasoara la Hotel Ramada Parc din Bucuresti, Sala Terra si va incepe in cateva minute. Conferinta se bucura de participarea speciala a doamnei Mirela Serban, Managing Partner al companiei de servicii contabile R&M Audit.

Iata subiectele principale ce vor fi discutate: “Cash is King”, organizarea si planificarea fluxului de numerar pentru desfasurarea optima a activitatii operationale; Cash flow previzionat vs. realizat, cele mai importante documente financiare pe care se bazeaza calculul de cash flow; Impactul Split-TVA asupra fluxului de numerar al firmelor, de la 1 ianuarie 2018 - simulare financiara.

09:08

Conferinta a inceput. Sunt peste 130 de participanti in sala de conferinte de la Hotel Ramada.

Marius Pascu: Pluriva ERP este un sistem integrat de gestiune a afacerii utilizat de peste 1.000 de companii din Romania. Este format din peste 50 de module, fiind o aplicatie complexa pentru firme de distributie, servicii, productie, retail. Unul din module este cel de Flux de numerar, ce face parte din categoria de Module Contabilitate si Financiar.
Pluriva este o companie de produse si servicii IT, pe piata de software din anul 1998. Principalele produse si servicii sunt: ERP, dezvoltare software, servicii IT, magazine online. Suntem 60 de angajati. Prin initiativele academice Pluriva, sustinem cursul de sisteme ERP in urmatoarele universitati: Academia de Studii Economice ASE Bucuresti, Universitatea Titu Maiorescu, Universitatea Valahia din Targoviște

Marius Pascu: Pluriva ERP este o aplicatie web, functioneaza online si poate fi accesata cu orice dispozitiv.

Marius Pascu: Voi incepe conferinta printr-o prezentare a unui tablou de bord de cash-flow. Vom discuta apoi bunele practici de utilizare a fluxlui de numerar. Vom lucra pe un exemplu - firma de servicii, care gestioneaza contractele de servicii cu ajutorul unui sistem ERP.

Marius Pascu: Tabloul de bord raspunde la trei intrebari cheie: cum stau cu banii in urmatoarele sapte zile, cum stau cu banii pana la sfarsitul lunii viitoare si ce bani sunt disponibili in urmatoarele sase luni de zile. Primul grafic ne ofera o prognoza de disponibil pentru urmataorele sapte zile. Rapoartele se bazeaza pe urmatoarele surse: soldul din casa si banca, facturi emise cu scadenta in pana la sfarsitul urmatoarei luni.

Marius Pascu: Cum determin ce facturi incasez in urmatoarea perioada, astfel incat sa tin cont de faptul ca, istoric vorbind, nu toti clientii tin cont de termenul de plata inscris in contract. Noi recomandam utilizarea unui termen de plata mediu, introdus si aici. Acest termen mediu de plata se calculeaza conform numarului de zile in care clientii platesc de fapt. Raportul acesta de cash flow nu tine cont de facturile foarte vechi, cu clientii cu care sunt in litigiu.

Marius Pascu: Tabloul de bord pe care il vedeti este generat automat din Pluriva ERP, este destinat managementul si este o sinteza. Raspunde la intrebarile mentionate mai sus. Tabloul pare simplu, dar include formul de calcul foarte utile in business:

  • Termen de plata mediu – tine cont numarul de zile in care platesc in mod real clientii vs. termenul de plata de factura, ponderat cu valoarea facturilor.
  • Eliminam clienti care au in sold care au depasit termenul de plata mediu.

Marius Pascu: Aceste informatii vin din sistemul ERP, sub-modulul conditii comerciale unde imi pot configura intelegerea contractuala cu clientul.

Marius Pascu: Acum analizam cum stam cu disponibilul de cash in urmatoarele sase luni. Observam ca peste patru luni s-ar putea sa am probeleme de cash-flow. Am de plata pe contracte furnizori peste doua luni si incasez ulterior banii. Soldurile la furnizori se calculeaza conform termenului mediului de plata.

Marius Pascu: Salariile si TVA-ul se calculeaza conform documentelor. Dupa cum puteti vedea, in urmatoarele sapte zile nu avem de plata TVA dar pana la finalul lunii urmatoare avem de plata.

Colega mea Ramona Bobocea va prezenta partea de executie a fluxului de numerar.

Ramona Bobocea: In modulul Flux de numerar al aplicatiei Pluriva ERP vom realiza o rescadentare a unei facturi catre un furnizor, decizie de business. Vom merge pe rescadentararea unei facturi in transe multiple.

Ramona Bobocea: Asa dupa cum a specificat colegul meu, mergem pe scenariul in care un client imi cere sa modific termenul de plata. Acest lucru se face din modulul de conditii comerciale. Voi vedea pe un client media in care in mod real clientul imi plateste facturile si de aici pot face eventualele modificari.

Ramona Bobocea: Fluxul de numerar poate fi urmarit si din punctul de vedere al unor plati si incasari diverse, cum ar fi plata a dividendelor catre actionari. Acestea se adauga manual si vor modifica automat fluxul de numerar.

Ramona Bobocea: Dupa cum spunea colegul meu Marius, este foarte important sa operam zilnic in soft platile si incasarile. Avem, in acest sens, mai multe instrumente pentru automatizarea operatiunilor financiare. Va voi arata cum importam in sistemul ERP fisierul bancar cu extrasul de plati. Va voi arata fluxul de aprobare plati, in care sunt definite foarte clar cele trei roluri cheie: cel care introduce documentele in sistem, cel care aproba si cel care executa platile.

Ramona Bobocea: Ca urmare a acestor decizii, constatam in tabloul de flux de numerar ca a scazut soldul disponibil – prin mutarea incasarii in viitor.

Ramona Bobocea: Pentru gestionarea termenelor scadente urmarite in cash-flow, se folosesc politicile comerciale prin care se pot defini zilele de scadenta contractuala. In aplicatia ERP, in modulul Cumparari, avem conditiile comerciale in relatia cu furnizorii si in modulul de Reguli de vanzare avem conditiile comerciale in relatia cu clientii.

Ramona Bobocea: Un alt instrument de automatizare financiara, este fisierul de plati de efectuat, generat automat din soft. Putem seta un flux in care sa existe rolurile de persoana care introduce date, persoana care aproba si persoana care executa plata.

Ramona Bobocea: Toate aceste operatiuni enumerate au impact direct asupra fluxului de numerar, care se modifica in consecinta. Se poate constata, la final, ca pentru urmatoarele sase luni pot sustine business-ul si platile ce trebuie efectuate.

Ramona Bobocea: In partea de executie a fluxului de numerar cum inregistrat automat in sistem operatiuni cu impact in cash-flow. Ati vazut cum pot gestiona partea de colectare plati. Din analiza cash-flow-ului realizez ca in luna curenta am contracte pe care inca nu le-am incasat. Fiind sfarsit de luna, iau o decizie: fie incerc sa incasez in luna curent, fie le mut ca incasare in luna viitoare. Avem in soft o rescadentare multipla, in care aleg ce contract vreau sa rescadentez in alta perioada.Impactul pe care il vedem in cash-flow este ca toate contractele s-au mutat automat in luna urmatoare.

Ramona Bobocea: Toate operatiunile efectuate in aplicatie se transmit automat catre persoanele responsabile in a urmari partea de incasari si plati. Mai concret, persoana responsabila cu colectarea creantelor suna clientii cu scadenta saptamana aceasta pentru recuperarea datoriilor. Sau persoana responsabila cu platile constata, conform rescadentarilor, ce plati are de facut astazi.

12:20

Conferinta s-a incheiat, le multumim tuturor celor 130 de participanti din sala si celor care ne-au urmarit relatarea live. Vom reveni cu toate detaliile despre conferinta.