7 motive pentru a urmari cheltuielile si veniturile pe proiecte, folosind un sistem ERP

Organizarea activitatii in proiecte este o practica raspandita in randul managerilor de firme din Romania. Fie ca o firma isi organizeaza si isi gestioneaza lucrarile de amenajari interioare ca proiecte prestate pentru diversi clienti, fie ca un business de consultanta de mediu isi organizeaza activitatea sub forma de proiecte, avantajele urmaririi cheltuielilor, veniturilor si activitatilor pe proiecte sunt unanim recunoscute de catre manageri.

Control in timp real

Sistemul contabil legal nu permite urmarirea cheltuielilor si veniturilor pe proiecte. Este necesar un alt sistem, diferit de cel contabil, pentru a inregistra si apoi pentru a urmari in timp real cheltuielile si veniturile pe proiecte. Sistemele de gestiune a afacerii de tip ERP ofera controlul financiar si al activitatilor prestate de angajati in cadrul proiectelor.

Ce fel de proiecte pot fi urmarite cu ajutorul unui sistem ERP: constructii, amenajari interioare, publicitate, proiecte de mediu, IT, proiecte electrice, productie haine, instalari echipamente, mentenanta cladiri.

7 motive pentru a urmari in timp real cheltuielile si veniturile pe proiecte

  1. Urmariti in timp real profitabilitatea reala a proiectelor. Automatizati inregistrarea cheltuielilor si a veniturilor pe proiecte. La adaugarea in sistemul ERP a unui document financiar, alegeti dintr-o lista clientul si proiectul corespunzatoare. Spre exemplu, la adaugarea unei facturi de achizitie a 2.000 de ghivece de flori, veti alege proiectul de peisagistica pentru care vor fi utilizate acele ghivece.
  2. Creati si configurati rapid proiectele dorite. Pasii pentru implementarea sistemului de urmarire a cheltuielilor si veniturilor pe proiecte sunt simplii intr-un sistem ERP: definiti proiectul, atribuiti-l unui client, completati cu detaliile dorite, inclusiv despre termenul de finalizare, buget alocat si responsabil.
  3. Inregistrati timpul lucrat pe proiecte. Cu ajutorul functionalitatilor de management al proiectelor, inregistrati cat s-a lucrat pe fiecare proiect si de catre cine, astfel incat sa puteti factura aceste activitati catre clienti.
  4. Completati rapoartele financiare despre proiecte cu cele pe centre de cost sau articole de buget. Rapoartele de cheltuieli si venituri pe proiecte se coreleaza, utilizand un sistem ERP, cu informatii pe mai multe dimensiuni: Centre de cost, Articole de buget (ex: chiria, mijloacele fixe, consumabilele, combustibilul, telefonia) sau Linii de business.
  5. Raport estimat vs. realizat. La definirea unui proiect, puteti aloca un buget financiar si numarul de ore necesare. Pe masura ce inregistrati cheltuieli si venituri alocate pe proiecte si dupa ce adaugati activitatile, sunt disponibile rapoarte de tip Realizat vs. Estimat.
  6. Controlul cheltuielilor, veniturilor si activitatilor pe proiecte. Sistemele ERP va pot furniza mai mult decat rapoarte de cheltuieli si venituri pe proiecte, va pot atentiona automat atunci cand se depasesc anumiti parametri din proiect. Spre exemplu, exista manageri care primesc emailuri automat la apropierea depasirii cheltuielilor estimate, la intarzierea finalizarii unor faze de proiect sau atunci cand profitul pe un proiect nu este in marja dorita.
  7. Proiecte pentru clienti si proiecte interne. Cu ajutorul sistemelor ERP, puteti alege sa alocati veniturile sau cheltuielile pe proiectele pentru clienti sau pentru proiectele interne si sa accesati apoi rapoarte in acest sens.

Definirea unui proiect & Alocarea unei facturi pe proiect (click pe imagine pt a o mari)

Proiecte_1 Proiecte_2

 

 

 

 

Opinia consultantului ERP:

„Rapoartele in timp real cu privire la cheltuielile, veniturile si activitatile din fiecare proiect gestionat de companie reprezinta un instrument foarte eficient pentru managerii ce utilizeaza sistemul Pluriva ERP, Modulul Proiecte. Ei stiu care sunt cele mai profitabile tipuri de proiecte, care sunt proiectele cu care pierd bani si, mai ales, au acces la toate informatiile necesare luarii deciziilor de business”. Jenel Spoeala, Consultant implementare Pluriva ERP

Vi se pare interesant?

Testati gratuit modul in care puteti urmari profitabilitatea proiectelor companiei dvs.! Solicitati contul demo personalizat. Click aici pentru un cont demo.