Cele 7 instrumente de control al afacerii folosind un sistem ERP

Ja, Kontroll. Controlul activitatilor, controlul cash-ului, controlul relatiei cu clientii si furnizorii, controlul proiectelor: iata ceea ce isi doresc managerii de la implementarea unui sistem integrat de gestiune de tip ERP. Adica obtinerea controlului afacerii, a ceea ce se intampla in firmele lor.

Cum obtinem controlul afacerii folosind sistemul ERP? Iata cele 7 metode testate:

  1. Rapoarte. Sistemul de rapoarte, situatii, analize si grafice inclus in programele ERP acopera activitatea tuturor departamentelor dintr-o firma: Contabilitate, Financiar, Vanzari, Marketing, Achizitii, Logistica, Resurse Umane sau Proiecte. Pluriva Business Intelligence – spre exemplu – permite utilizatorilor sa isi creeze propriile rapoarte, fara a avea nevoie de cunostinte de IT si fara a mai solicita ajutorul unor consultanti de Business Intelligence. Proiectata si dezvoltata de experti IT cu bogata experienta manageriala, solutia de BI este foarte usor de utilizat si de configurat, astfel ca managementul va beneficia de rapoarte in timp real privind activitatea din companie.
  2. Tabloul de bord. Tabloul de bord (dashboard) al afacerii se formeaza din mai multe rapoarte si grafice personalizate in functie de nevoile de business ale managerilor. Tabloul de bord aduna informatii din mai multe module, din diverse surse, de tipuri diferite si le afiseaza intr-o forma relevanta, pentru a intelege intreg business-ul dintr-o singura privire.
  3. Rapoarte prin email. Pentru managerii foarte ocupati si implicati in activitatea de zi cu zi a firmelor pe care le conduc, sistemele ERP ofera posibilitatea de a primi rapoarte de business direct prin email, usor de accesat folosind un calculator, o tableta sau un telefon. Aceste rapoarte colecteaza automat date din mai multe departamente, din mai multe linii de business, din mai multe activitati si le afiseaza intr-o forma grafica usor de urmarit in email de catre manageri. Aceste rapoarte disponibile prin email se grupeaza in ceea ce noi numim Ziarul Managerului.
  4. Alerte si notificari. Alertele si notificarile sunt email-uri trimise automat de sistemul ERP atunci cand se petrec anumite evenimente sau cand indicatorii afacerii ajung la un nivel anume, cum ar fi: cand exista produse ce se apropie de termenul de expirare, cand clientii nu si-au platit facturile o perioada, cand vanzarile scad sub nivelul dorit, cand raportul de cash flow arata scaderea sub o anumita valoare, cand expira documente sau contracte sau cand se pierd bani in proiecte.
  5. Drepturi si restrictii conform functiei. Matricea de drepturi stabileste, pentru fiecare utilizator sau grupa de utilizatori, ce operatiuni pot efectua in sistemul ERP si ce rapoarte pot accesa. Cele mai frecvente drepturi acordate utilizatorilor se refera la modulele si sub-modulele la care se permite accesul, functionalitati permise, tipuri de documente ce pot fi generate si conditii comerciale la care ii este permis sa vanda si sa cumpere produse.
  6. Chei de control. Sistemele ERP contin chei de control ale datelor introduse, pentru ca utilizatorii sa nu greseasca la operare si sa nu lucreze cu date gresite. Cheile de control includ verificarea totalurilor comparativ cu suma pozitiilor introduse, moduri redundante de verificare a rapoartelor si notificari.
  7. Jurnale de activitati. Orice operatiune efectuata in sistemul ERP este inregistrata si pastrata intr-un jurnal: cine a facut (ce utilizator), ce a facut, ce a modificat, in ce modul si la ce ora. Jurnalele de activitati sunt disponibile pentru consultare administratorilor care au dreptul.

Opinia consultantului ERP

Implementare contabilitate ERP - Paul Constantinescu„Controlul afacerii este atunci cand stii evolutia profitului fata de bugetul planificat, dar si cand poti afla cat a costat un bec inlocuit in urma cu 14 luni tot controlul afacerii este. Sistemul Pluriva ERP pune la dispozitia managerilor instrumente puternice de exercitare a controlului: pe de-o parte drepturi si restrictii exact conform rolului fiecaruia, pe de alta parte rapoarte ce arata ce a facut fiecare utilizator. Si este normal ca un manager care este responsabil pentru rezultatele companiei coordonate sa beneficieze si de controlul aferent.”Paul Constantinescu, Business & Technical Manager Pluriva

Vi se pare interesant?

Testati in ce masura un sistem integrat de tip ERP va poate ajuta pentru controlul afacerii. Click aici pentru un cont demo ERP & CRM full!