Cele mai importante 11+1 categorii de consumatori de rapoarte de business obtinute din sistemul ERP

Rapoarte, analize si control. Peste 85% din managerii care decid sa implementeze un sistem integrat de gestiune a afacerii de tip ERP mentioneaza aceste trei beneficii asteptate: rapoarte, analize si control (potrivit unui studiu IT Magazin 2014). Implementarea sistemelor ERP le confirma faptul ca pot obtine rapoarte asupra tuturor datelor introduse de utilizatori in aplicatie. Sistemul Pluriva ERP, spre exemplu, contine 1.800 de rapoarte, situatii, analize si grafice ce acopera activitatea tuturor departamentelor dintr-o firma: Contabilitate, Financiar, Vanzari, Marketing, Achizitii, Logistica, Resurse Umane sau Proiecte.

Dar care sunt de fapt cele 11+1 categorii de consumatori de rapoarte ERP si ce isi doreste fiecare categorie de la aceste rapoarte?

  1. Managementul are nevoie de rapoarte care sa arate cati bani castiga sau pierd cu derularea afacerii, cum evolueaza business-ul in timp, de la o perioada la alta. Pentru a utiliza la timp cheile de control, managementul solicita si primeste din sistemul ERP rapoarte privind performantele tuturor liniilor de business ale departamentelor, detaliate pe centre de cost si articole de buget. Acest tip de raport obtinut din sistemul ERP poate fi completat cu alte dimensiuni relevante: clienti, furnizori, produse, linii de produse, angajati, proiecte, zone.
  2. Actionarii au nevoie de rapoarte din care sa inteleaga cati bani castiga sau pierd cu investitia lor, dar si privind sanatatea afacerii: indicatori de profitabilitate, solvabilitate sau comparatii care arata trendul de crestere. Pentru a lua decizii strategice, actionarii au nevoie din sistemul ERP de rapoarte pe linii de business, centre de cost si articole de buget. La fel de important este bugetul companiei, bugetat versus realizat pe diverse perioade, dar si o analiza pe cashflow.
  3. Managerii de departamente au nevoie de rapoarte din care sa obtina informatii generale despre firma in care lucreaza si informatii detaliate despre departamentul coordonat. Spre exemplu, un sef de departament este interesat de rapoarte privind situatia stocurilor din diferite gestiuni, de comenzi in lucru si de stocul rezervat.
  4. Directorii financiari lucreaza cu rapoarte specifice pentru o planificare riguroasa a platilor, coroborate cu toate termenele scadente vs. lichiditatile disponibile. In orice moment, directorul financiar, in baza rapoartelor obtinute din sistemul ERP, isi poate urmari creditul furnizor pentru a calcula costul indatorarii in vederea unei bugetari coerente, astfel incat sa poata obtine toate beneficiile financiare si pentru a nu emite instrumente financiare fara a avea acoperire.
  5. Directorii economici sunt cei mai mari consumatori de rapoarte ERP pentru a se asigura din punct de vedere contabil ca intreg motorul afacerii functioneaza la parametrii bugetati. Directorul economic urmareste pe de o parte executia bugetara pentru a putea aduce corectiile necesare in timp util, cat si toate rapoartele legate de obligatiile legale de gestiune, astfel incat sa se asigure ca toate principiile contabile sunt respectate. Balanta, Fisa de cont, Jurnale, Carte mare, Registru jurnal sunt doar cateva rapoarte zilnice din agenda fiecarui contabil generate din sistemul ERP, dar si toate rapoartele ce aduc eficienta in activitatea curenta sunt de mare ajutor: generare automata bilant, deconturi, declaratii, verificari etc.
  6. Bancile si alti creditori solicita rapoarte prin care sa analizeze situatia financiara a firmei inainte de a acorda un credit sau de a prelungi sau extinde o linie de credit. Bancile sunt interesate de rapoartele de cash-flow si de valoarea activelor. Orice analiza bancara porneste cu balanta si bilantul companiei, urmand ca an de an, in procesul de analiza, intergul set de raportari sa fie prezentat bancii pentru a putea beneficia in continuare de imprumuturile angajate.
  7. Furnizorii apreciaza rapoartele din care sa inteleaga puterea financiara a clientilor, sa afle situatia detaliata a volumului de business realizat cu produsele sau serviciile lor si o estimare a vanzarilor din perioada urmatoare. Toate aceste trei categorii de rapoarte sunt generate din sistemul ERP si trimise furnizorilor care le solicita. Indicatorii de bonitate financiara sunt obtinuti din modulele financiar-contabile, cei de vanzari din modulele operationale, iar estimarile de clienti noi si pipe-line-ul („palnia” clientilor potentiali) sunt extrase din modulul de tip CRM.
  8. Autoritatile de stat (ANAF – Agentia Nationala de Administratie Fiscala, administratiile locale) solicita firmelor documente si rapoarte intr-un format predefinit. Cu ajutorul sistemelor ERP, firmele creeaza si pregatesc: Declaratii, Bilanturi si Balante ce trebuiesc depuse conform legii. In cazul controalelor legale, contabilul se bazeaza pe rapoarte extrase din sistemul ERP pentru a raspunde la intrebari.
  9. Inspectoratul Teritorial de Munca solicita firmelor documente si rapoarte despre angajati intr-un format predefinit.
  10. Autoritatea de Management pentru programe de finantare solicita prin contract rapoarte generate pe proiectele care beneficiaza de finantare distinct de restul activitatii companiei. Acestea sunt rapoarte distincte obtinute din sistemul ERP, dar integrate in balanta si in toate situatiile financiare ale companiei astfel incat procesul sa fie transparent si usor.
  11. Sediul central (firma mama) solicita rapoartele intr-un format unic tuturor sucursalelor sau punctelor de lucru, ca sa le poata consolida pentru analiza corecta a afacerii. Cu ajutorul sistemului ERP, companiile pregatesc rapid rapoarte conform formatelor cerute.
  12. 11+1 Orice utilizator al sistemului ERP poate fi consumator de rapoarte care il ajuta in activitatea de zi cu zi. De aceea, intr-o implementare optima, ni se solicita trimiterea pe email, automat, in fiecare dimineata, a rapoartelor necesare pentru orice angajat.

Opinia consultantului financiar-contabil

„Sistemele ERP sunt folosite pentru a furniza rapoarte utilizatorilor interni companiei, dar si celor externi. Intern, rapoartele sunt pentru management ceea ce este sistemul electronic de navigatie pentru pilotul avionului. Cu ajutorul rapoartelor, managementul poate vedea incotro se indreapta business-ul, care este profitabilitatea, care este gradul de indatorare, de unde a obtinut banii si ce a facut cu ei. Sau mai simplu spus, linii concrete pentru construirea Planului B, Planului C, samd. Formatul pivot al rapoartelor din sistemul Pluriva ERP ne ajuta sa analizam datele in profunzime, conform rationamentului profesional.” – Mirela Serban, Managing Partner R&M Audit

Opinia consultantului ERP

„Fiecare categorie de consumatori de rapoarte, fie ca vorbim de utilizatori interni sau de utilizatori externi organizatiei, obtine cu ajutorul sistemului ERP informatiile dorite. Solutia de Business Intelligence inclusa in aplicatia Pluriva ERP se bazeaza pe sistemul de tip pivot si pe datele introduse de utilizatori in aplicatie pentru a furniza toate rapoartele necesare acestor categorii, in formatul dorit.”Ramona Bobocea, Division Manager Pluriva ERP

Ce fel de rapoarte va sunt necesare?

In faza de analiza a implementarii Pluriva ERP, veti stabili impreuna cu consultantii Pluriva pentru care din categoriile de mai sus este nevoie de rapoarte. Noi configuram sistemul ERP pentru a le produce in formatul dorit. In cele peste 250 de implementari Pluriva ERP am intalnit clienti care au dorit ca din sistemul nostru sa obtina rapoarte pentru toate categoriile de consumatori enumerate.

Vi se pare interesant?

Testati gratuit modul in care va puteti construi propriile rapoarte in sistemul ERP. Click aici pentru un cont demo ERP gratuit 45 de zile.