Implementare contabilitate ERP

Depunerea corecta a declaratiilor contabile, conform operatiunilor efectuate in contabilitatea primara: acesta este primul obiectiv al implementarii modulului de contabilitate ERP. Pentru managerii firmelor ce utilizeaza Pluriva ERP, rapoartele in timp real cu privire la activitatea companiei sunt cel mai important rezultat al implementarii contabilitatii, intrucat le ofera informatiile necesare controlului si optimizarii business-ului.

Implementarea modulelor de contabilitate-financiar ERP face parte din serviciul general de implementare sistem Pluriva ERP, dar este organizata de noi ca un proiect special – gestionat de-obicei de catre o persoana dedicata. Modulul ERP de contabilitate centralizeaza, din punct de vedere financiar-contabil, intreaga activitate a firmei: documentele generate sau introduse in alte module genereaza automat note contabile.

Organizam proiecte speciale de implementare contabilitate ERP si atunci cand clientul are departament intern de contabilitate si atunci cand acest serviciu este externalizata catre o firma de servicii contabile.

Iata cele mai importante etape ale implementarii modulelor de contabilitate-financiar ERP:

1. Stabilirea echipei de proiect de implementare contabilitate ERP

In mod standard, pentru implementarea contabilitatii ERP alocam un consultant dedicat, care face parte din echipa generala de implementare a sistemului ERP. Recomandam ca si din partea clientului – fie ca este vorba de departamentul contabilitate, fie ca este de la firma de contabilitate externalizata – sa existe un responsabil de implementare.

2. Analiza in vederea implementarii contabilitatii ERP

In cadrul implementarii sistemului ERP, minimum o intalnire ar trebui dedicata contabilitatii, la care sa participe si consultantii Pluriva si echipa de proiect a clientului. Recomandarea noastra este ca si la celelalte intalniri, organizate pentru restul modulelor, sa participe si o persoana responsabila de implementarea contabilitații – din partea clientului. Rolul acestei persoane este acela de a valida din punct de vedere contabil fluxurile discutate. Fie ca discutam cu Directorul Economic, fie ca ne intalnim cu reprezentantul unei companii de externalizare a serviciilor contabile, in cadrul acestei intalniri dedicate intelegem modul in care lucreaza clientul, formulam recomandarile noastre si definim fluxurile ce vor fi implementate.

3. Preluarea datelor istorice ale clientului

Cele mai frecvente tipuri de date si informatii financiar-contabile solicitate de catre clienti pentru importul automat in sistemul ERP sunt: nomenclator de clienti si furnizori, solduri clienti si furnizori, Centre de cost, Articole de buget, registru de casa si de banca, registru mijloace fixe, venituri si cheltuieli in avans, obiecte de inventar sau balanta. Sursele pentru obtinerea acestor date sunt, in general, vechile sisteme software utilizate de catre clienti si baze de date de tip Excel.

Import istoric: In mod standard, importam automat in Pluriva ERP valorile soldurilor pentru clienti si furnizori, plus informatiile enumerate mai sus. Atunci cand ni se solicita, importam si rulajele ce compun soldurile: la nivel de document, pozitii in documente si conturi, plus registrele contabile. In functie de nevoia clientului, evaluam efortul de prelucrare a datelor in vederea importului in sistemul Pluriva ERP, ceea ce se va reflecta in oferta de pret si in durata implementarii: cu cat sunt mai multe date de preluat si importat, cu atat costul implementarii va fi mai mare.

4. Importul planului de conturi al clientului

Planul de conturi utilizat de catre client se importa automat in sistemul ERP, tot cu ajutorul sabloanelor de tip Excel.

5. Configurarea contarilor utilizate de catre client

Principiul de baza al sistemului Pluriva ERP este acela al unicitatii introducerii de date. Facturile, avizele, bonurile, deconturile si chitantele si restul de documente introduse in modulele operationale (contabilitatea primara) genereaza automat inregistrari contabile actualizate permanent conform legislatiei in vigoare.

Conform discutiilor din faza de analiza, consultantii nostri cunosc modurile de contare ale clientilor. In aceasta etapa a implementarii configuram cum trebuie sa se conteze fiecare tip de document operational generat din contabilitatea primara. Tot acum stabilim ce drepturi primesc utilizatorii si ce fel de operatii pot efectua in modulele de contabilitate ale Pluriva ERP.

6. Training de contabilitate primara

Sistemul Pluriva ERP este conceput pentru a fi folosit corespunzator si de angajati care au cunostinte foarte reduse de contabilitate. In sprijinul utilizatorilor, sistemul ERP ofera ecrane de lucru foarte simple si rapide, ce elimina posibilitatea de a gresi. Iar datele operate in contabilitatea primara vor genera automat toate inregistrarile contabile aferente, urmand a fi doar verificate si corelate de catre contabilul specializat.

Pentru ca utilizatorii sa stie sa opereze documentele ce vor genera automat note contabile, organizam o zi de training – inainte de momentul inceperii utilizarii.

7. GoLive module contabile ERP

Recomandarea noastra ferma pentru clienti este ca intrarea in utilizare, momentul GoLive, sa fie in data de 1 a lunii. In acest mod, documentele operate in intreaga luna vor genera inregistrarile contabile necesare pentru depunerea declaratiilor in data de 25 a lunii urmatoare.

8. Utilizarea Pluriva ERP pentru introducerea documentelor operationale (contabilitate primara)

Din momentul GoLive, contabilitatea primara Pluriva ERP este functionala. Fie ca este vorba de documente operationale introduse de catre utilizatori in modulele Vanzari, Cumparari, Stocuri, Salarizare si Retail cu care contabilitatea se integreaza, fie ca este vorba de date financiare de tip incasari si plati, sistemul Pluriva ERP genereaza automat inregistrari contabile actualizate permanent conform legislatiei in vigoare.

9. Training pentru pregatirea declaratiilor contabile si pentru verificarea acestora

Sistemul Pluriva ERP genereaza si pregateste pentru depunere declaratiile, balantele, bilanturile, jurnalul de cumparari, jurnalul de vanzari, fisele de cont, cartea mare a contabilitatii, registrele de evidenta fiscala, fisa sintetica sah si toate documentele solicitate din punct de vedere legal. Aceste declaratii se bazeaza pe notele contabile create automat pe masura ce utilizatorii introduc informatii in contabilitatea primara – conform activitatii operationale.

Scopul acestui training este sa-i ajute pe directorul economic si pe cei care se ocupa de verificarea declaratiilor sa poata controla foarte bine introducerea documentelor operationale si impactul lor in contabilitate. Furnizam, pe baza experientei noastre in sute de implementari, cheile de verificare rapida a modului in care sunt contate documente operationale.

10. Depunerea declaratiilor contabile generate din Pluriva ERP

Dupa o luna intreaga de utilizare, sistemul ERP poate genera declaratiile contabile conform legislatiei in vigoare. Aceasta este o etapa esentiala a implementarii contabile, incununeaza procesul de configurare si setare. Tot in cadrul acestei etape asistam clientul in depunerea primei declaratii din sistemul nostru.

11. Configurari Centre de cost, Articole de buget si Rapoarte manageriale

Rapoartele manageriale de tip „venituri si cheltuieli pe centre de cost” sau „profitabilitate pe linii de business” sunt disponibile doar dupa aceasta ultima etapa a procesului de implementare.

Important: Implementarea modulelor de contabilitate-financiar ERP face parte din serviciul general de implementare sistem Pluriva ERP.