Implementare ERP

Fiecare proiect de implementare a sistemului Pluriva ERP, fie ca este vorba de licentiere ERP OnPremise sau licentiere ERP SaaS, este organizat de noi conform principiilor de Project Management, prin alocarea unei echipe dedicate, prin desemnarea unui responsabil de proiect si prin transparenta planului de implementare, agreat impreuna cu clientul.

Cele mai importante obiective ale unui proiect de implementare sistem ERP sunt: respectarea calendarului de implementare si a termenelor stabilite, livrarea tuturor functionalitatilor promise clientului, precum si instruirea angajatilor acestuia cu privire la utilizarea aplicatiei. Lucram intotdeauna pe baza unui calendar de implementare stabilit impreună cu clientii, carora le punem la dispozitie experienta unei echipe de consultanti ERP si tehnici formata in +200 de astfel de proiecte de implementare sistem ERP pentru firme din Romania si filiale din strainatate.

Procedura de implementare sistem ERP:

1. Initializarea proiectului de implementare sistem ERP

Cine: Project Managerul de implementare Pluriva ERP, impreuna cu managementul clientului ERP.
Componente principale: Stabilirea membrilor echipei de implementare sistem ERP, formata din consultanti Pluriva ERP implicati in proiect si angajati ai clientului desemnati sa se ocupe de implementare. Pentru fiecare persoana sunt stabilite rolurile clare in cadrul implementarii si sunt mentionate datele de contact. Tot in aceasta faza se stabilesc de principiu perioadele in care se vor desfasura fazele cheie ale implementarii.
Durata: 1-2 zile.
Obiective: Stabilirea echipei de implementare sistem ERP.

2. Analiza de proiect de implementare sistem ERP

Cine: Echipa de consultanti Pluriva ERP, impreuna cu reprezentantii clientului.
Componente principale: Documentul de analiza de proiect, analiza fluxurilor de lucru ale clientului, lista modificarilor ce trebuie efectuate in sistemul ERP si recomandarile de organizare a activitatii.
Durata: 1-7 zile.
Obiective: Realizarea unui Document de analiza prin care definim obiectivele implementarii si modul in care acestea vor fi indeplinite.
Detalii: Analiza este prima faza a procesului de implementare sistem ERP si ne ajută sa definim obiectivele implementarii, agreate de ambele parti.

Activitati cheie in faza de analiza de proiect:

  • Discutii detaliate cu reprezentantii clientului: top management, sefi departamente operationale, directori contabili si utilizatori.
  • Analiza fluxurilor interne ale clientului.
  • Studierea procedurilor interne, pe baza documentelor utilizate de catre client, cum ar fi: facturi, centralizatoare, rapoarte si alte documente specifice domeniului de activitate.

Dupa intelegerea modului in care isi desfasoara activitatea clientul, in care lucreaza zi de zi, realizam lista functionalitatilor din sistemul ERP ce trebuie personalizate si adaptate pe specificul activitatii acestuia.

Analiza pregatitoare implementării sistem ERP este realizata de o echipa de consultanti Pluriva cu experienta de business in domeniul dvs. de activitate si care cunoaste foarte bine functionarea sistemului ERP Pluriva. Pe anumite fluxuri de lucru suntem pregatiti sa va oferim idei si recomandari pentru organizarea diferita a activitatii, bazate pe experienta consultantilor nostrii in zeci de proiecte de implementare. Evident ca decizia privind aplicarea lor este a dvs. Rezultatul final al etapei de analiza il constutie Documentul de Analiza agreat de ambele parti, ce va sluji drept ghid al implementarii.

Important: Documentul de Analiza de proiect poate fi format si din Documentele rezultate dupa intalnirile dintre consultantii Pluriva si reprezentantii clientului (documente ce poarta denumirea de „Minute de intalnire”). Aceste documente sunt semnate de toti participantii la intalnire si contin: (1) ceea ce s-a discutat si s-a realizat, (2) ceea ce trebuie sa faca reprezentantii Pluriva, (3) ceea ce trebuie sa faca reprezentantii clientului, (4) termene convenite.

3. Intocmirea Calendarului de implementare sistem ERP

Cine: Consultantii Pluriva
Componente principale: data de inceput a implementării, lista activitatilor principale, data finalizarii implementarii sistem ERP
Durata: 1-3 zile
Obiective: Realizarea unui Calendar de implementare ERP realist
Detalii: Calendarul de implementare este realizat pe baza Documentului de Analiza si a contractului, tinand cont atat de obiectivele dvs de business cat si de prioritizarea modulelor. Calendarul de implemenatare contine toate activitatile importante ce vor fi realizate, responsabilii de sarcini, precum si termenul de indeplinire al acestora. Calendarul de implementare trebuie aprobat de catre client, pentru ca proiectul de implementare sa treaca la urmatoarele faze.

Documentul de analiza si Calendarul de implementare sunt documente ce vor fi referite si ne vor ghida pana la lansarea in utilizare a aplicatiei.

4. Instalarea serverului ERP si a bazei de date si Crearea Instantei ERP

Cine: consultant tehnic Pluriva
Componente principale: aplicatia Pluriva ERP, baza de date si serverul
Durata: 1-2 zile
Obiective: instalarea serverului ERP, a bazei de date si a aplicatiei si testarea functionarii acestora in conditii optime
Detalii: Pentru a functiona, sistemul Pluriva ERP are nevoie de un server pe care sa fie instalat. De instalarea serverului in vederea utilizarii aplicatiei se va ocupa un consultant tehnic Pluriva, fie la sediul clientului, fie remote – de la distanta.

Solutia Pluriva ERP functioneaza online – aplicatia este accesata prin browser de Internet, fie utilizand un calculator sau laptop, fie pe tableta sau telefon mobil. Modul de lucru online înseamnă că nu este nevoie de instalarea aplicaţiei pe calculatoarele pe care aceasta va fi utilizată, ci doar pe server. Cel mult putem instala o aplicatie care sa citească fisierele de tip PDF – in cazul în care nu exista o astfel de solutie.

5. Pregatirea pentru import a bazelor de date ale clientului

Cine: Echipa de implementare sistem ERP impreuna cu manageri din partea clientului.
Componente principale: Evaluarea detaliata a tuturor bazelor de date ale clientului, indiferent de suportul pe care se afla acestea: tabele XLS, aplicatii ERP, softuri de contabilitate sau chiar hartii tiparite. Pentru fiecare departament al clientului si pentru toate modulele se stabilesc, de comun acord cu clientul, ce date vor fi preluate in sistemul ERP si ce date raman arhivate.
Durata:
Obiective: Pregatirea bazelor de date pentru importul in sistemul ERP.

6. Activarea, configurarea si implementarea modulelor Pluriva ERP

Cine: Echipa de implementare Pluriva
Componente principale: Lista modulelor si functionalitatilor ce trebuie activate si configurate, ecrane de lucru, baze de date si rapoarte.
Durata: 5-40 de zile
Obiective: Activarea si configurarea modulelor Pluriva ERP si testarea functionarii lor corespunzatoare.
Detalii: Conform Documentului de analiza de proiect, a fost stabilită lista personalizată a modulelor dorite si a functionalitatilor pe care acestea trebuie sa le acopere in organizatia clientului. Echipa de implementare Pluriva va activa rand pe rand modulele agreate si le va configura.

Functionarea fiecarui noi modul instalat este testata atat separat, cat si in integrare cu celelalte module. Configurarea unui modul include:

– Definirea campurilor utilizate, a celor inactive si a celor ce trebuie redenumite.
– Lista ecranelor de lucru active.
– Structura bazelor de date.
– Rapoartele active sau modificate.
– Lista utilizatorilor.
– Eventuale dezvoltari ale aplicatiei – in cazul in care constatam necesitatea executarii lor.

Sistemul ERP poate fi lansat in utilizare înainte de activarea si configurarea tuturor modulelor – in cazul in care modulele implementate acopera integral unul sau mai multe fluxuri de lucru din firma clientului.

7. Importul datelor in noul sistem ERP

Cine: Consultanti Pluriva împreuna cu reprezentanti ai clientului
Componente principale: Nomenclatoare specifice activitatii clientului, cum ar fi: clienti, furnizori, contracte, istoric relatii comerciale si configurari.
Durata: 1-10 zile
Obiective: importul corect al datelor clientului in sistemul Pluriva ERP.
Detalii: Pentru preluarea in sistemul Pluriva ERP a datelor dvs. operationale, trebuie mai intai sa adunam din diferite surse informatiile existente si sa le pregatim impreuna cu reprezentantii dvs pentru import. Cele mai frecvente surse de date sunt: aplicatiile software utilizate momentan, baze de date electronice. Consultantii Pluriva aduna aceste informatii impreuna cu clientul si le pregatesc pentru importul in noul sistem software. Lista tipurilor de documente ce urmeaza a fi importate este stabilita din faza de analiza si poate include: clienti, furnizori, contracte, istoric relatii comerciale si configurari. In cazul in care pentru preluarea unor date nu putem crea scripturi automate, acestea vor fi importate manual.

8. Training privind utilizarea sistemului Pluriva ERP

Cine: trainerii Pluriva ERP.
Componente principale: cursurile de utilizare Pluriva ERP
Durata: 2-5 zile
Obiective: Instruirea clientului pentru a utiliza aplicaţia.
Detalii: Training-ul privind utilizarea aplicației se poate organiza in doua faze momente distincte: fie dupa implementarea fiecarui modul, fie dupa implementarea tuturor modulelor – inainte de lansarea in productie a sistemului.

Procedura de training are următoarele obiective:

– Prezentarea modului concret in care clientul poate genera rapoarte si analize;
– Prezentarea modului in care functionează aplicatia
– Prezentarea modului in care se poate configura aplicatia.
Sesiunile de training se organizeaza pe grupuri de utilizatori sau individual. După fiecare lectie, cursantii primesc accesul in Ghidul online de utilizare a solutiei Pluriva ERP si beneficiaza de suportul de curs.

Mai multe informatii despre serviciul de training al utilizatorilor ERP veti gasi in pagina dedicata. Click aici.

9. Verificarea finala înainte de lansarea în utilizare

Cine: Echipa de consultanti Pluriva ERP
Durata: 1 zi
Obiective: Functionarea corecta a aplicatiei.
Detalii: Inainte de lansarea în utilizare a sistemului ERP, consultantii Pluriva testeaza viteza cu care se misca aplicatia: simulam conditiile normale de functionare a aplicatiei si analizam timpii de raspuns generati de functionalitatile acestuia pentru indeplinirea indicatorilor de performanta. Un alt test este cel de volum: testeaza incarcarea maxima suportata de sistemul ERP.

10. GO LIVE: Lansarea Pluriva ERP

Lansarea in productiei a aplicatiei, momentul de GO LIVE si inceperea utilizarii ei de catre client reprezinta cele doua motive pentru care desfasuram intreg procesul de implementare sistem ERP. O parte a echipei de consultanti Pluriva ERP se va afla la sediul dvs. atat in ziua implementarii cat si in perioada urmatoare, pentru a monitoriza parametri cheie, pentru a remedia rapid orice eventuale deficiente si pentru a raspunde la intrebarile de ultim moment ale utilizatorilor.

11. Asistenta extinsa & Configurari finale

Cine: Echipa extinsa de consultanti Pluriva ERP impreuna cu toti utilizatorii sistemului ERP
Durata: 60 de zile
Obiective: In aceste 60 de zile de dupa momentul GO LIVE, Pluriva aloca o echipa extinsa de consultanti ERP si consultanti IT care se asigura ca sistemul ERP functioneaza 100% conform cerintelor clientului
Componente: Asistenta business si tehnica la utilizarea aplicatiei ERP, la generarea de rapoarte de Business Intelligence, la desfasurarea fluxurilor. Asistenta la generarea unei Balante contabile conform legii – din sistemul ERP, in cazul in care ati implementat modulele Contabilitate si Financiar. Configurari suplimentare ale aplicatiei, pentru a corespunde complet nevoilor de business ale clientului, dincolo de cele stabilite in faza de Analiza de proiect. Dezvoltarea de functionalitati si rapoarte noi, necesare clientului.

12. Finalizarea Implementarii ERP: Intrarea in folosinta a sistemului Pluriva ERP

Dupa cele 60 de zile de asistenta extinsa si de configurari suplimentare, sistemul Pluriva ERP intra complet in folosinta clientului.

13. Intrarea in vigoare a serviciilor de Mentenanta si Suport ERP

Concomitent cu intrarea in folosinta a sistemului Pluriva ERP, clientul incepe sa beneficieze de serviciile de Mentenanta si Suport ERP.

Bunele Practici de Implementare sistem ERP

1. daca documentul de analiza este bine intocmit implementarea sistem ERP este rezolvata cu success in proportie de 70%. De aceea dedicam timp si efort fazei de analiza.
2. Pentru optimizarea procesului de implementare ERP, se intampla frecvent ca etapele de mai sus sa se suprapuna partial (ex: training utilizatori in acelasi timp cu configurarea serverului si cu importul datelor)
3. Implementarea merge mai repede si mai bine atunci cand clientul desemneaza 1-2 persoane din randul angajatilor sa fie responsabili ai proiectului de implementare.
4. In ziua lansarii sistemului ERP trimitem unul sau mai multi consultanti la fiecare din sediile si punctele de lucru ale clientilor – sa ne asiguram ca totul decurge conform planului.
5. Asistam cu maxima atentie clientul in momentul generarii primei inchideri de luna – la generarea primelor raportarii si situatii financiare.

implementare-sistem-ERP