Indicatori cheie pentru configurarea optima a Centrelor de Cost si Articolelor de Buget in cinci pasi

Cresterea profitabilitatii afacerii si controlul veniturilor si cheltuielilor sunt principalele avantajele ale utilizarii Centrelor de Cost si Articolelor de Buget. Dar de unde incepe configurarea lor? De la analiza veniturilor sau de la controlul cheltuielilor? Cum trebuie sa fie sistemul de urmarire a profitabilitatii pentru a ajuta managementul in luarea deciziilor si in controlul afacerii? Din experienta celor peste 1.000 de implementari ale sistemului Pluriva ERP la companii din diferite domenii de activitate, iata cei cinci pasi pentru configurarea optima a Centrelor de Cost si Articolelor de Buget:

1. Analiza veniturilor

Analiza veniturilor inseamna raspunsul la intrebarile esentiale despre modul in care compania mea isi obtine veniturile: Care sunt activitatile prestate de personalul firmei? Care sunt tipurile de produse si serviciile vandute? Dar tipurile de clienti? Analiza veniturilor si a modului in care sunt obtinute reprezinta primul si cel mai important pas in construirea structurii de centre de cost si articole de buget pentru ca veniturile sunt elementul ce permite companiei sa isi desfasoare actvitatea si sa se dezvolte. Structura de Centre de cost si Articole de buget se bazeaza pe modul in care obtineti veniturile. In functie de domeniul de activitate al firmei, analiza veniturilor urmareste indicatorii dedicati:

  • Distributie. Activitatea de distributie este plasata domenii de activitateintre producator si consumatori. Indicatorii urmariti trebuie sa porneasca de la cele doua elemente, producatori si consumatori: vanzari pe produse, pe clienti, pe zone, pe agenti, pe locatii.

  • Retail. Companiile de retail sunt cele care influenteaza deciziile producatorilor plecand de la alegerile consumatorilor. Indicatori urmariti: marja de profit, clienti profitabili, cost angajat, timp alocat vs. rezultat, clienti per angajat, profit pe tip de serviciu.

  • Servicii. Managementul performantei si masurarea acesteia sunt obiectele principale ale unei companii de servicii. Indicatori urmariti: marja de profit, clienti profitabili, cost angajat, timp alocat vs rezultat, clienti per angajat, profit pe tip de serviciu.

  • Productie. In general, producatorii lucreaza cu distribuitori pentru ca produsele sa ajunga la consumatori. Concurenta intre lanturile de aprovizionare impune tehnologii informatice pentru accelerarea timpului de raspuns si decizie.

Categoriile de clienti, de produse si servicii vandute, de activitati de vanzare vor constitui sablonul pe care vor fi construite articolele de buget si centrele de cost ale firmei.

"Controlul costurilor si cresterea veniturilor afacerii"

"Pentru urmarirea sistematica in timp real a informatiilor financiare, Centrele de cost, Articolele de buget si Liniile de business reprezinta sistemul paralel planurilor de conturi general valabile, fiind adaptat conform structurii companiei. Scopul implementarii unui astfel de sistem il reprezinta controlul costurilor si cresterea veniturilor afacerii, fiind si o modalitate de previzionare a rezultatelor pe termen mediu si lung. Avantajul sistemului Pluriva ERP este ca reuseste sa elimine definitiv interminabilele fisiere de tip Excel utilizate pentru inregistrarea cheltuielilor si veniturilor pe centre de cost si articole de buget si pentru urmarirea profitabilitatii afacerii. Pentru operatorii ERP ce nu lucreaza cu conturi contabile, Pluriva ERP este usor de utilizat – operatorul isi alege la adaugarea cheltuielii sau venitului un element usor identificabil din lista." Mirela Serban - Managing Partner R&M Audit Contabilitate http://www.rmaudit.ro/

2. Analiza cheltuielilor

In paralel cu analiza detaliata a veniturilor, managementul analizeaza la fel de serios si cheltuielile companiei dintr-o anumita perioada pentru a descifra structura lor. Principalele categorii de cheltuieli analizate sunt: salariile, marketing & promovare, chirii si utilitati, parc auto, telefonie si mijloace fixe & obiecte de inventar. In structura de costuri a unei companii de distributie, cheltuielile cu marfa au cea mai mare pondere.

3. Analiza cheltuielilor si veniturilor indirecte

Metoda clasica de impartire a cheltuielilor si veniturilor indirecte este cea procentuala – pe departamente, divizii si centre de cost.

4. Crearea primei structuri de centre de cost si articole de buget

Rezultatul analizei veniturilor si cheltuielilor companiei il reprezinta o prima structura de centre de cost si articole de buget, adaptata activitatilor cheie ale firmei.

5. Masurare si corectare

Nicio structura de Centre de cost si Articole de buget nu poate fi perfecta din prima. Indiferent daca inregistrarea cheltuielilor si veniturilor pe Centre de cost si Articole de buget este realizata printr-un sistem integrat de tip ERP sau manual, in Excel, dupa cateva saptamani de utilizare veti sti ce trebuie sa corectati la structura de Centre de cost. Identificati la ce intrebari despre business ar fi trebuit sa raspunda si nu au raspuns rapoartele de centre de cost si articole de buget, pentru a sti cum trebuie completat raportul, cu ce dimensiuni de analiza.

Recomandarea consultantului ERP

"In cadrul proiectelor de implementare ERP, managerii sunt intotdeauna interesati de bunele practici de la definirea si configurarea structurii de centre de cost si articole de buget - optima pentru afacerea lor. Indiferent de domeniul de activitate al firmei, recomandarea noastra este ca primul pas in configurare sa fie analiza detaliata a modului in care compania isi obtine veniturile. Scopul acestei analize il constituie identificarea principalelor categorii de clienti, de produse, de servicii, de proiecte si de activitati de vanzare efectuate. Suntem alaturi de manageri cu consultanta si recomandari pe tot parcursul celor cinci pasi ai configurarii optime a Centrelor de Cost si Articolelor de Buget." Paul Constantinescu, Business & Technical Consultant Pluriva

  • Dimensiunea Centre de cost raspunde la intrebarea „Cine?” - in majoritatea implementarilor ERP am definit departamentele ca fiind Centrele de cost ale companiei – pana la nivelul persoanelor si vehiculelor. Centrele de cost au in general o structura arborescenta, in adancime.

  • Dimensiunea Articole de buget urmareste cheltuielile si veniturile, raspunzand la intrebarea „Ce?”. Printre cele mai frecvente Articole de buget urmarite in corelatie cu Centrele de cost se numara: chiria, mijloacele fixe, consumabilele, combustibilul, telefonia, serviciile, transportul, salariile, taxele si impozitele.

Citeste mai mult despre: